Техника телефонных переговоров: как правильно общаться с клиентом
Техника телефонных переговоров: как правильно общаться с клиентом
Все деловые телефонные переговоры преследуют определённые цели. Мы либо хотим продать что-то своему собеседнику, либо желаем договориться с ним о чём-либо, или же совершить определённую сделку. Чтобы добиться желаемого эффекта, необходимо уметь правильно общаться по телефону. Человек на другом конце провода не видит нас, а только слышит, поэтому успешно выполнить задачу становится гораздо сложнее.
В этой статье нами с разных сторон будет рассмотрена техника телефонных переговоров. Вы узнаете об основных этапах делового общения по телефону, а также прочтёте, как вести себя на каждом из них. Информация ниже будет особо актуальна для менеджеров по продажам, но она не помешает и людям других профессий, желающим улучшить навыки деловой коммуникации.
Ведение телефонных переговоров: 5 ключевых этапов
Все телефонные переговоры с клиентом состоят из 5 этапов, на которых вы:
1. Устанавливаете контакт с собеседником.
2. Выясняете его позицию.
3. Демонстрируете свою позицию.
4. Достигаете договорённости с клиентом.
5. Завершаете разговор.
Ниже вы найдёте правила ведения телефонных переговоров на каждом из этих этапов.
Этап 1: установление контакта
Все телефонные переговоры с клиентом начинаются с установления контакта. В большинстве случаев именно от этого зависит, в каком ключе пройдёт дальнейший разговор, поэтому отнеситесь к первому этапу очень внимательно. Матёрые профи в сфере телефонных продаж рекомендуют заблаговременно настроится на предстоящую беседу. Вспомните то, что вас веселит, попробуйте приподнять своё настроение, а уже после набирайте нужный телефонный номер. Нелишней будет и небольшая дыхательная гимнастика, которая позволит не сбиваться в процессе разговора.
Начните с приветствия и самопрезентации. Желательно сказать «доброе утро/вечер/день», а не банальное и приевшееся всем «здравствуйте». Преимуществом станет, если вы знаете, как зовут вашего собеседника, поскольку каждому приятно слышать своё имя, и это может сыграть вам на руку.
Психология телефонных переговоров такова, что ваш клиент, хоть и не видит вас, но может различать ваши эмоции. Поэтому во время общения улыбайтесь, и ваш дружелюбный настрой обязательно перейдёт и к собеседнику.
Этап 2: выяснение позиции собеседника
Деловые телефонные переговоры невозможны до тех пор, пока вы не выясните позицию своего собеседника. Для этого достаточно всего 30 секунд. Вы должны узнать, как потенциальный клиент относится к вашему предложению, и в случае негатива перевести ход его мыслей в позитивное русло.
Для этого быстро оцените характеристики голоса собеседника и подберите с ним одинаковый тембр. Покажите свою заинтересованность в теме вопроса и всеми силами дайте клиенту понять, что ваши с ним желания совпадают.
Люди отличаются свойством перенимать настроение своего собеседника, в этом состоит психология телефонных переговоров, а потому вам важно оставаться бодрым и весёлым, независимо от настроения человека на том конце провода.
Этап 3: демонстрация собственной позиции
Правила телефонных переговоров подразумевают, что в этот момент вы чётко и внятно аргументируете своему собеседнику собственную позицию: другими словами, цель звонка. Естественно, речь необходимо подготавливать ещё до того, как набрать нужный номер.
Есть довольно много методов аргументирования собственной позиции:
– метод «да, но»;
– метод игнорирования;
– метод акцентирования и др.
Если интересно, почитайте о них в интернете, так как описывать каждый из методов — слишком долго, и мы не хотим растягивать эту статью.
Главное, помните о ключевом правиле: ваша речь должна быть максимально информативной и сжатой, иначе вы попросту наскучите своему собеседнику.
Этап 4: достижение договорённости
Ведение телефонных переговоров должно привести к достижению вашей цели, иначе в чём смысл? Методов тут тоже очень много: это угрозы и запугивание, лесть, давление на жалость и чувство вины собеседника и многое другое. Но самый оптимальный из них — достижение обоюдной договорённости с клиентом, при которой и он, и вы получаете то, что вам нужно.
Правила ведения телефонных переговоров подразумевают, что во время этого этапа клиент уже будет «разогретым», и вам только и нужно, что деликатно перевести его к сути.
До тех пор, пока вы не установите взаимопонимание со своим собеседником, не пытайтесь заключить с ним какую-либо сделку.
Этап 5: завершение разговора
Если необходимая цель достигнута, сразу же завершайте разговор. Желательно, чтобы в конце вы не нагружали клиента ненужной информацией, а просто пожелали ему удачи и повесили трубку. Опять же, помните, что каждому приятно слышать собственное имя, а потому обязательно попрощайтесь, озвучив его. Так вы оставите человека в приподнятом расположении духа и увеличите свои шансы на то, что он не передумает.
Зачем вам эти техники телефонных переговоров
Вышеописанные правила телефонных переговоров помогут вам достигать своих целей во время делового общения. Надеемся, материал показался вам полезным. Попробуйте, структурируйте любой деловой звонок, разделив его на этапы, и четко проработайте каждый этап. Это поможет вам определить, в какой момент большинство клиентов сомневаются, и наоборот, на каком этапе вы наиболее эффективны. Такой подход поможет проработать недочеты и добиваться более высоких результатов в деловом телефонном общении.
Курсы телефонного общения, обучение общению по телефону
Центр профессионального развития «Профи-Карьера» проводит обучение общению по телефону для специалистов и менеджеров по работе с клиентами, сотрудников call-центров. Сервис организации складывается из множества факторов. Один из них – грамотное и вежливое общение по телефону. Компании теряют деньги и клиентов из-за невежливого и неклиентоориентированного общения своих сотрудников. Приглашаем Вас посетить курсы телефонного общения, если Ваша компания действительно ставит ставки на первоклассный сервис.
Мастерство телефонного общения для секретарей, администраторов, менеджеров по работе с клиентами, сотрудников call-центров
Дистанционный курс по телефонному общению. В программе: телефонный бизнес-этикет, грамотное поведение в конфликтных ситуациях, ведение этапов телефонного общения, техники эффективной коммуникации.
Тренинг:Телефонный этикет и ведение делового телефонного разговора для административного персонала
В программе: прием и распределение телефонных звонков организации, основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора, получение необходимой информации и др.
Тренинг: Профессиональное общение с клиентами по телефону
В программе: стандарты телефонного общения, управление телефонной беседой, этапытелефонного разговора с клиентом, активное слушание, «язык выгоды», сложные клиенты и работа с ними и др.
Телефон как эффективный инструмент продаж при входящих звонках
В программе: телефонный разговор и его особенности, стандарты телефонных продаж, телефонный этикет, структура телефонных переговоров, приемы установления контакта, диагностика абонента, убеждение клиента и др.
Мастерство телефонного общения для специалистов службы технической поддержки
В программе: особенности восприятия информации по телефону, алгоритм ведения тел.разговора, культура речи и нормы общения, конфликтные ситуации и правила поведения в них, навыки эмоциональной устойчивости и др.
Мастерство профессионального телефонного общения. Дистанционный курс повышения квалификации
В программе: стандарты телефонного общения, правила и алгоритмы, работа с голосом, техника активного слушания и управления разговором, типология клиентов и подстройка, этапы работы со входящими звонками, работа с конфликтными клиентами и др.
Тренинг. Эффективные технологии продажи по телефону. Холодные звонки
В программе: особенности телефонного обслуживания клиентов, коммуникативные барьеры, цели холодных звонков и трудности при них, телефонный этикет, управление голосом и др.
Стандарты обслуживания и деловой этикет телефонного общения
В программе: голос и речь, стандарты делового этикета по телефону, «роковые ошибки» при тел. разговоре, этапы телефонного разговора, управление инициативой при разговоре, установление контакта и др.
Вас также может заинтересовать
Сервис. Работа с клиентами
Курсы и обучение секретарей
Курсы делового этикета и общения
Описание направления «Телефонное общение»
Какое курсы телефонного общения есть в
центре «ПРОФИ-КАРЬЕРА»?
В ассортименте нашего центра есть следующие курсы по телефонному общению:
На кого ориентировано обучение общению по телефону?
Обучение по телефонному общению проходят сотрудники российских и зарубежных компаний следующих должностей:
Обучение проводится как в открытом (по расписанию на сайте), так и в корпоративном (для группы сотрудников организации) формате.
Какие компании уже обучились в ПРОФИ-КАРЬЕРА навыкам телефонного общения?
Среди наших клиентов: ВТБ, Лаборатория Гемотест, Lasselsberger, Платежные системы «МИР», Газпромнефть, Федеральное медико-биологическое агентство и др.
Фотографии с обучения:
Узнайте всю интересующую информацию можно:
Понравились информативность, подача материала, рассмотрение различных ситуаций в игровой форме. Тренинг способствовал приобретению новых «оборотов» в общении с пользователем. Хочется отметить работу тренера, позитивный настрой. Узнали много приемов, которые буду применять в работе. Тренинг помог пересмотреть работу и методы взаимодействия с клиентами.
После тренинга буду работать над голосом, тембром и темпом.Понял, что клиенту нужно больше энергии, особенно в начале телефонного разговора. Освоил несколько способов ведения более эффективного разговора, осталось применять их на практике.Понравился индивидуальный подход и глубина погружения.Чертовски познавательно было на практике, во время ролевых игр применять (пытаться) полученные навыки. Спасибо!
Резюме тренинга: 1.Отличные приемы (скороговорки с интонациями), понравились приемы техники активного слушания, 2.Много повторений давно забытого материала, что не может не радовать. В целом тренинг был информативен, весел и полезен. Спасибо.
В первую очередь хочу выразить свою благодарность всей нашей группе, в которой каждый в отдельности вносил частицу самого себя. У нас получилось гармоничная группа. Это были два великолепных и запоминающихся дня в моей жизни. Татьяна Николаевна очень тонкий и чувствительный человек, видящий всегда суть и с разных сторон, как с положительной, так и с отрицательной, что позволяет расширять границы саморазвития!
Спасибо Вам за тренинг! Узнала о новых приемах активного слушания, методах прохождения секретарского барьера. Понравились ролевые игры. Атмосфера проведения тоже очень благоприятная.
Я научилась: как правильно формулировать вопросы, как сглаживать острые углы, грамотное общении по телефону и в «живую», ролевые игры помогают услышать и увидеть себя, свои ошибки. Огромное спасибо, Татьяне Николаевне!
В восторге от тренинга «Профессиональное телефонное общение»! Спасибо огромное Татьяне Николаевне! Отличный педагог и замечательный человек. Научила многому, что касается работы и помогла разобраться с жизненными ситуациями. Очень благодарна!
Подача материала доступная, понятная, интересная. Последовательность и логичность не вызывает вопросов. Местоположение удобное, комфортный зал, организация хорошая, обед очень вкусный. Курс мне понравился, полученные знания по телефонному общению можно применить не только в профессиональной деятельности, но и в жизни в целом, посетила бы еще такие. Спасибо!
Нам доверяют обучение своих сотрудников
Подписка на рассылку
При отправлении заявки Вы подтверждаете согласие на обработку своих персональных данных. Мы ценим наших клиентов и никогда не занимаемся рассылкой спама. Ваши данные хранятся только у нас и не передаются другим компаниям.
Лицензия на осуществление образовательной деятельности №037998
от 03 ноября 2016 года (бессрочно)
Вся представленная на сайте информация носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями ч.2 ст.437 ГК РФ
Мы принимаем к оплате
«Покупай со Сбербанком» – простой, удобный и современный способ покупки товаров в интернет-магазине. Данная услуга по кредитованию предоставляется компанией ПАО «СБЕРБАНК» и доступна во всех городах России.
Условия кредитования с сервисом «Покупай со Сбербанком»:
Купить образовательные услуги в кредит без переплаты очень просто:
Внимание!При оплате образовательных услуг в кредит допуск к участию в образовательных программах осуществляется только после одобрения банком кредитной заявки и поступления денежных средств от Банка.
По вопросам, связанным с выдачей кредита, обращаться в ПАО «СБЕРБАНК» на горячую линию:
1) +7 495 500-55-50 для звонков из любой точки мира
2) 900 для бесплатных звонков с мобильных на территории РФ
Тренинг переговоры по телефону
Глава 1.Телефон и агент
Больше половины своего рабочего времени агент по работе с недвижимостью тратит на телефонные переговоры.
Успех агента во многом определяется навыками работы с телефоном, умением быть убедительным, стремлением к достижению целей.
В этой главе вы узнаете:
2. Звук и его влияние на сознание.
3. Что такое по сути телефонный разговор?
4. Цели телефонных переговоров.
5. Классификация звонков.
6. Как перебороть страх общения?
7. Как реагировать на агрессию по телефону.
8. Почему важен сценарий звонка?
9. Зачем надо учить скрипты наизусть.
10. Для чего нужен call-центр?
11. Показатели эффективности.
С сожалением стоит отметить, что агенты не уделяют должного внимания технике телефонных переговоров. Следствием такого отношения являются высокие показатели отказов в сотрудничестве со стороны потенциальных клиентов, потери рекламных бюджетов и стрессы.
В этом методическом пособии мы подробно расскажем, как агенту повысить свою эффективность.
Отдельное внимание обращаем на прилагаемые звуковые уроки, которые пользователь может прослушивать в свободное от работы время и запоминать ответы в стандартных ситуациях.
Звук и его влияние на сознание?
Что такое сознание? Странный вопрос, не правда ли? Осознает ли человек поток мыслей, «не приходя в сознание»? Способен ли новорожденный на осознанный поступок?
Сознание появляется вместе с речью. До этого работают инстинкты и чувства (подсознание).
Мысль — внутренний диалог человека. По сути мы проговариваем слова.
Поэтому речь и звук в нашей жизни имеют огромное значение.
Ночью мы закрываем глаза, редко кто вставляет беруши, поэтому мы лежим в темноте, но продолжаем слышать звуки. Как только мы не видим источник звука, мы начинаем внимательнее слушать. Телефон именно такой источник.
Человек вас не видит, но может слышать, звуковая волна распространяется на дальние расстояния без особых технических приспособлений.
Доказано, радиореклама до сих пор эффективна, несмотря на появление телевизионной рекламы.
Как вы запоминаете новый песенный хит? Вам просто его повторяют несколько раз.
Как в детстве вы учили иностранный язык? Вы просто снова и снова слушали запись.
Сегодня он первый раз услышал ваш голос, через неделю голос уже кажется знакомым, а мысли которые вы доносите более понятными.
— передать сжатую мысль;
— при цикличном повторе сформировать мнение.
Что такое по сути телефонный разговор?
Почему не следует придавать большое значение телефонной беседе?
Телефон — лишь один из способов коммуникаций.
В предыдущей главе мы говорили, что звуковая волна действительно один из лучших способов воздействия на сознание.
Но влияние звука усиливается при использовании других механизмов коммуникаций.
В момент телефонного разговора вы для оппонента — лишь «упругая волна», колебание воздуха из трубки. Это дословное определение звука с точки зрения физики.
Вряд ли вы всерьез воспринимаете легкие колебания воздуха.
Поэтому телефонный разговор — лишь один из хороших способов привлечь внимание, договорится о встрече или сообщить дополнительную информацию.
Телефонные переговоры не следует использовать для:
— обсуждения ключевых выгод сотрудничества;
— для полноценной презентации и консультации;
— для обсуждения ключевых параметров сделки.
Напоминайте это себе, клиентам и контрагентам каждый раз, когда они будут настаивать обсудить все по телефону.
Статьи о продажах
15 правил ведения телефонных переговоров
Правило 1. ПЛАНИРУЙТЕ ПЕРЕГОВОРЫ
Перед началом разговора хорошо продумайте:
Продумайте ответы на следующие вопросы:
Правило 2. СНИМАЙТЕ ТРУБКУ НА 3-ИЙ СИГНАЛ (в том случае, если вам звонят).
Телефонный бизнес-этикет нормирует общение с клиентом. По соблюдению бизнес-этикета клиент судит о корпоративной культуре компании. Поднимайте трубку на 3-ий звонок: на первый звонок – отложите дела, на второй – настройтесь, на третий – улыбнитесь и снимите трубку. Если трубку вы не берете слишком долго, это свидетельствует о низкой корпоративной культуре компании.
Не суетитесь. Очень многие моментально хватают трубку. Любому человеку требуется хотя бы пора секунд, чтобы сконцентрироваться и настроиться на разговор.
Правило 3. РАЗГОВАРИВАЯ ПО ТЕЛЕФОНУ, ОБЯЗАТЕЛЬНО УЛЫБАЙТЕСЬ.
Помните, когда вы улыбаетесь, ваш голос становится более приятным. Так что, улыбайтесь чаще. Некоторые телефонные профи размещают зеркало напротив, чтобы видеть выражение своего лица, пока они говорят. Все это позволяет контролировать наличие улыбки на лице.
Правило 4. ПРИВЕТСТВУЙТЕ СОБЕСЕДНИКА.
Приветствуйте собеседника максимально доброжелательно и энергично. Придумайте несколько способов как можно поздороваться. Пусть у вас будут различные варианты, для людей разного пола и возраста. Разговор с клиентом лучше начинать со слов «Добрый день (утро, вечер)». Они более живые и располагающие, чем просто «здравствуйте». Помните, что на том конце провода кто-то тоже хочет, чтобы его уважали, понимали и, может быть, в этот момент помогли ему…
Правило 5. ВАШ ГОЛОС – ВАША ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА.
По содержанию первых слов и по звучанию голоса клиент определяет ваш профессионализм, выбирает стиль общения с вами. Ваш голос – это одежда, цвет волос, темперамент и выражение лица. Помните, что при телефонном разговоре вы не сможете сопроводить слова мимикой и жестами. Здесь прежде всего важно звучание вашего голоса, умение грамотно выражать свои мысли и, конечно, как непременное условие, уважение к собеседнику.
Правило 6. НАЗОВИТЕ СЕБЯ ПО ИМЕНИ.
Четко назовите свое имя и фамилию. Затем назовите компанию, которую вы представляете. («Меня зовут … Компания «Три кита»). Вот варианты, которые можно назвать крайне вредными и неудачными: «Угадай, кто тебе звонит», «Неужели ты не узнаешь меня?». Эти вопросы создают психологический дискомфорт у другого человека. Поставьте себя на место клиента, и вы почувствуете раздражение. Не удивляйтесь, если клиент будет сопротивляться вашим предложениям после такого приветствия. К неудачной задумке можно отнести оборот «Вас беспокоит…». После этой фразы человек на другом конце провода начинает беспокоиться. Попробуйте не думать о хромой обезьяне. Разве это возможно? Частица «не» стирается, и воспринимается вторая часть фразы. Вы же становитесь еще и виновником этого «беспокойства».
Правило 7. УЗНАЙТЕ ИМЯ СОБЕСЕДНИКА.
Следующие варианты можно назвать неудачными: «С кем я говорю?», «Это кто?», «Кто у аппарата?». И не пытайтесь заниматься угадыванием: «Это Ира? Нет? Татьяна Львовна? Нет? А кто тогда?». Или еще хуже: «А куда я попал?». На что существует стандартный ответ, сказанный раздраженным голосом: «А куда вы звоните?».
Вы можете придумать много разных вариантов, типа «Я могу поговорить с Александром Сергеевичем?».
Если вы забыли имя того, с кем в прошлый раз говорили, лучше спросите «Не могли бы вы напомнить мне ваше имя?»
Правило 8. ВЫЯСНИТЕ: МОГУТ ЛИ С ВАМИ ГОВОРИТЬ.
Это очень важно! Возможно, что именно в этот момент ваш клиент занят ответственным и важным для него делом. Или ваш разговор в данный момент неуместен по какой-то другой причине. Используйте фразу «Вам (а лучше назвать собеседника по имени) удобно сейчас разговаривать?». Помните, нарушив это правило, вы можете потерять клиента навсегда. Ваша сделка не состоялась. Звоните в нужное время нужным клиентам и с нужными предложениями. Деловые звонки лучше делать в начале или в конце рабочего дня.
Правило 9. СОЗДАЙТЕ ГОЛОСОВОЕ СООТВЕТСТВИЕ.
Правило 10. СЛЕДУЙТЕ ПЛАНУ.
Правило 11. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ТЕХНИКИ АКТИВНОГО СЛУШАНИЯ
Они демонстрируют вашу заинтересованность и вовлеченность. «Так…», «Понятно…» и др. Контролируйте время разговора. Не позволяйте клиенту уходить в сторону. Отвечайте на большинство вопросов вопросами и подводите собеседника к встрече.
Правило 12. ДОГОВОРИТЕСЬ О ВСТРЕЧЕ.
Договариваясь о встречи, убедитесь, что ваш собеседник правильно понял вас, и записал день и час встречи. Переспросите собеседника, удобно ли вам ему перезвонить накануне, чтобы убедиться, что встреча состоится? Все эти мероприятия полезны, чтобы ваш клиент мог спланировать свое время и достойно подготовится к встрече. Приглашая собеседника к себе в офис, называйте точный адрес и подробно рассказывайте, как до вас можно проехать. Используйте стандартную фразу: «У Вас есть под рукой карандаш, пожалуйста, запишите как Вам удобнее будет до нас добраться »
Правило 13. ПОБЛАГОДАРИТЕ СОБЕСЕДНИКА ЗА ЗВОНОК.
Клиенты склонны эмоционально запоминать то, что было в начале разговора, и принимать как руководство к действию то, что было в конце. В конце разговора максимально доброжелательно попрощайтесь с собеседником. «Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, звоните, будем рады Вам помочь». «Подъезжайте, в любое удобное для Вас время, будем рады Вам помочь», «Всего доброго», «Было очень полезно получить от вас эту информацию». Поблагодарите за уделенное внимание, интерес к вашей фирме, пожелайте приятно провести остаток дня или предстоящие выходные. Не забывайте, что заканчивает разговор позвонивший. Помните, что разговором вы закладываете фундамент вашей личной встречи, поэтому доброжелательность превыше всего.
Правило 14. ЗАПИШИТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ.
Запишите общее отношение клиента к информации, что вы ему сообщили, договоренность о месте, дате и времени встречи или звонка, кто кому должен позвонить, и ключевые моменты, прозвучавшие в разговоре.
Правило 15. ИЗВЛЕКАЙТЕ УРОКИ ИЗ КАЖДОГО ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА
Обратите внимание на наши программы:
